А1 Оформление заявок на оплату (пример)

Пост обновлен 20 июня 2019 г.

Декомпозируем первую функцию (А1) на более детальный уровень и переходим в нотацию BPMN, с использованием которой можно описать модель конкретных действий всех сотрудников. Еще раз поясним, что это пример. В каждой организации эти процессы выстраиваются по-разному, так, как это в каждом отдельном случае будет эффективно. Соответственно АСУ Казначейство также перенастраивается (адаптируется) в соответствии с этим процессом.


Модель процесса оформления заявок на оплату

Все начинается с момента, когда в любом месте организации возникает необходимость оплаты контрагенту. Сотрудник, который идентифицировал эту необходимость, создает заявку на оплату в автоматизированной системе Казначейство.


Действия автора заявки на оплату

Пустая форма заявки на оплату АСУ Казначейство

В реестре заявок она будет подсвечиваться зеленым цветом, поскольку будет находиться в статусе черновик.


Реестр черновиков заявок на оплату АСУ ТМА Казначейство

Если у этого сотрудника при оформлении заявки есть физический документ, являющийся основанием для оплаты, то он передает его оператору казначейства (чаще всего это экономист или бухгалтер).

После оформления заявка автоматически отправляется руководителю реестра (по структуре организации это обычно руководитель подразделения, по которому оформляется заявка).


Действия руководителя реестра при оформлении заявки на оплату

Руководитель реестра видит заявки на согласование в специальном реестре, а также может оповещаться о новых заявка по электронной почте.


Список заявок для утверждения руководителем реестра в АСУ ТМА Казначейство

Каждый день в период до 14.00 он обязан согласовать заявки по своему реестру.

Если у него возникают вопросы, то запросить ответ у автора можно прямо в форме заявки.

Если вопросов нет, то он отправляет заявку в фин. Отдел одним нажатием кнопки.

В этот момент заявка приобретает статус «Оформлена» и оранжевый цвет в реестре.


Реестр заявок на оплату в статусе "Оформлена" в АСУ ТМА Казначейство

Именно так их видит ответственный за оформление заявок экономист или бухгалтер. Это очень важный этап.


Часть модели по действиям экономиста по оформлению заявок на оплату

Дело в том, что далеко не все сотрудники компании могут полноценно оформить заявку на оплату, указав правильно все признаки управленческого учета и данные для проведения оплаты по банку. В нашем случае в черновике и оформленной заявке этих данных может и не быть. В любом случае ежедневно с 14.00 до 16.00 экономист проверяет и заполняет полноценно заявку и проверяет соответствие лимитам, которые могут устанавливаться по утвержденным бюджетам.

Если заявка требует изменения со стороны автора, то экономист отправляет ее обратно.

Если все нормально, то после наполнения и проверки он нажимает кнопку и отправляет заявку на утверждение руководству. В этот момент заявка приобретает статус «Проверена фин. Отделом» и желтый цвет в реестре заявок на оплату.


Реестр заявок на оплату в статусе "Проверена фин. отделом" в АСУ ТМА Казначейство

В конце рабочего дня в 16.00 руководитель рассматривает заявки и утверждает.


Часть модели по действиям руководства по оформлению заявок на оплату

У него есть возможность запрашивать пояснения прямо в теле заявок или отказывать, отправляя заявку в статус «Отказ».

Если заявка утверждается руководством, то она приобретает статус «Утверждена» и белый цвет в реестре заявок на оплату.


Дополнительно отмечу, что в идеале в виде утвержденных заявок должны быть оформлены все необходимые платежи на максимально далекую перспективу.

В штатном режиме заявка, поданная до обеда, спокойно проходит всю цепочку и с утра следующего дня может быть оплачена.

Но существуют варианты, когда необходимо сделать оплату еще быстрее, тогда задействуется подпроцесс оформления срочной заявки на оплату.


Модель BPMN по оформлению срочной заявки

Мы не будем сейчас подробно описывать этот процесс, скажем только, что он значительно короче и задействуется только в исключительных случаях.

Если заявка находится в «белом» списке утвержденных заявок, и у автора есть необходимость внести в нее изменения, то задействуется специальный подпроцесс.


Модель BPMN по внесению изменений в оформленную заявку на оплату

Просмотров: 37

© 2020 «Аксел-Консалт»