А1 Оформление заявок на оплату (пример)

Обновлено: 20 июня 2019 г.

Декомпозируем первую функцию (А1) на более детальный уровень и переходим в нотацию BPMN, с использованием которой можно описать модель конкретных действий всех сотрудников. Еще раз поясним, что это пример. В каждой организации эти процессы выстраиваются по-разному, так, как это в каждом отдельном случае будет эффективно. Соответственно АСУ Казначейство также перенастраивается (адаптируется) в соответствии с этим процессом.


Модель процесса оформления заявок на оплату в нотации BPMN
Модель процесса оформления заявок на оплату

Все начинается с момента, когда в любом месте организации возникает необходимость оплаты контрагенту. Сотрудник, который идентифицировал эту необходимость, создает заявку на оплату в автоматизированной системе Казначейство.


Часть модели оформления заявки на оплату, действия автора заявки
Действия автора заявки на оплату

Пустая форма заявки на оплату АСУ Казначейство
Пустая форма заявки на оплату АСУ Казначейство

В реестре заявок она будет подсвечиваться зеленым цветом, поскольку будет находиться в статусе черновик.


Реестр черновиков заявок на оплату АСУ ТМА Казначейство
Реестр черновиков заявок на оплату АСУ ТМА Казначейство

Если у этого сотрудника при оформлении заявки есть физический документ, являющийся основанием для оплаты, то он передает его оператору казначейства (чаще всего это экономист или бухгалтер).

После оформления заявка автоматически отправляется руководителю реестра (по структуре организации это обычно руководитель подразделения, по которому оформляется заявка).


Часть модели оформления заявок на оплату. Действия руководителя реестра при оформлении заявки на оплату
Действия руководителя реестра при оформлении заявки на оплату

Руководитель реестра видит заявки на согласование в специальном реестре, а также может оповещаться о новых заявка по электронной почте.


Список заявок для утверждения руководителем реестра в АСУ ТМА Казначейство
Список заявок для утверждения руководителем реестра в АСУ ТМА Казначейство

Каждый день в период до 14.00 он обязан согласовать заявки по своему реестру.

Если у него возникают вопросы, то запросить ответ у автора можно прямо в форме заявки.

Если вопросов нет, то он отправляет заявку в фин. Отдел одним нажатием кнопки.

В этот момент заявка приобретает статус «Оформлена» и оранжевый цвет в реестре.


Реестр заявок на оплату  в статусе "Оформлена" в АСУ ТМА Казначейство
Реестр заявок на оплату в статусе "Оформлена" в АСУ ТМА Казначейство

Именно так их видит ответственный за оформление заявок экономист или бухгалтер. Это очень важный этап.


Часть модели по действиям экономиста по оформлению заявок на оплату