Декомпозируем первую функцию (А1) на более детальный уровень и переходим в нотацию BPMN, с использованием которой можно описать модель конкретных действий всех сотрудников. Еще раз поясним, что это пример. В каждой организации эти процессы выстраиваются по-разному, так, как это в каждом отдельном случае будет эффективно. Соответственно АСУ Казначейство также перенастраивается (адаптируется) в соответствии с этим процессом.
Все начинается с момента, когда в любом месте организации возникает необходимость оплаты контрагенту. Сотрудник, который идентифицировал эту необходимость, создает заявку на оплату в автоматизированной системе Казначейство.
В реестре заявок она будет подсвечиваться зеленым цветом, поскольку будет находиться в статусе черновик.
Если у этого сотрудника при оформлении заявки есть физический документ, являющийся основанием для оплаты, то он передает его оператору казначейства (чаще всего это экономист или бухгалтер).
После оформления заявка автоматически отправляется руководителю реестра (по структуре организации это обычно руководитель подразделения, по которому оформляется заявка).
Руководитель реестра видит заявки на согласование в специальном реестре, а также может оповещаться о новых заявка по электронной почте.
Каждый день в период до 14.00 он обязан согласовать заявки по своему реестру.
Если у него возникают вопросы, то запросить ответ у автора можно прямо в форме заявки.
Если вопросов нет, то он отправляет заявку в фин. Отдел одним нажатием кнопки.
В этот момент заявка приобретает статус «Оформлена» и оранжевый цвет в реестре.
Именно так их видит ответственный за оформление заявок экономист или бухгалтер. Это очень важный этап.
Дело в том, что далеко не все сотрудники компании могут полноценно оформить заявку на оплату, указав правильно все признаки управленческого учета и данные для проведения оплаты по банку. В нашем случае в черновике и оформленной заявке этих данных может и не быть. В любом случае ежедневно с 14.00 до 16.00 экономист проверяет и заполняет полноценно заявку и проверяет соответствие лимитам, которые могут устанавливаться по утвержденным бюджетам.
Если заявка требует изменения со стороны автора, то экономист отправляет ее обратно.
Если все нормально, то после наполнения и проверки он нажимает кнопку и отправляет заявку на утверждение руководству. В этот момент заявка приобретает статус «Проверена фин. Отделом» и желтый цвет в реестре заявок на оплату.
В конце рабочего дня в 16.00 руководитель рассматривает заявки и утверждает.
У него есть возможность запрашивать пояснения прямо в теле заявок или отказывать, отправляя заявку в статус «Отказ».
Если заявка утверждается руководством, то она приобретает статус «Утверждена» и белый цвет в реестре заявок на оплату.
Дополнительно отмечу, что в идеале в виде утвержденных заявок должны быть оформлены все необходимые платежи на максимально далекую перспективу.
В штатном режиме заявка, поданная до обеда, спокойно проходит всю цепочку и с утра следующего дня может быть оплачена.
Но существуют варианты, когда необходимо сделать оплату еще быстрее, тогда задействуется подпроцесс оформления срочной заявки на оплату.
Мы не будем сейчас подробно описывать этот процесс, скажем только, что он значительно короче и задействуется только в исключительных случаях.
Если заявка находится в «белом» списке утвержденных заявок, и у автора есть необходимость внести в нее изменения, то задействуется специальный подпроцесс.
