Эта функция является управляющей, а не процессной, поэтому декомпозировать ее в BPMN модель не имеет никакого смысла.
Декомпозируем эту функцию на более детальный функции контроля и управления:
А 6.1. Контроль кассовых разрывов и переизбытка денежных средств.
За счет того, что результатом работы функций А1 Оформление заявок на оплату и А2 Планирование поступлений возникает возможность предвидеть остатки денежных средств в будущем, а также анализировать будущее движение денежных средств. Как результат производить корректирующие действия, чтобы смоделировать изменения ситуации в будущем.
Основным инструментом АСУ ТМА Казначейства для выполнения данной функции является Платежный календарь.
Платежный календарь, как и сама функция контроля кассовых разрывов и/или переизбытка денежных средств является элементом оперативного повседневного управления. Задача спланировать далекое будущее не стоит. Понятно, что все постоянно меняется. Чем ближе будущее, тем точнее мы его можем предвидеть.
Поэтому платежный календарь в АСУ ТМА Казначейство построен по принципу укрупнения периодов (настраиваемая функция). На ближайшие несколько дней мы видим информацию на каждый день. Дальше на несколько недель и месяцев.
Такое представление логично, поскольку соответствует обычной жизненной практике. Чем ближе находится предмет, тем лучше мы видим его детали. То, что находится далеко от нас доступно только в общих чертах.
Информацию о запланированных движениях денежных средств мы можем видеть в любых разрезах управленческого учета и в любом порядке. Это позволяет проводить анализ и проваливаться до конкретной заявки на оплату или планируемого поступления.
В результате анализа платежного календаря производятся корректирующие действия. Либо это перенос суммы оплаты по заявке или ее части на более позднюю дату, либо это решение о дополнительном привлечении денежных средств, примеру овердрафт. Таким образом можно заранее принять решения, которые позволят избежать кассовых разрывов. А если мы видим длительный избыток денежных средств, которые сами по себе не приносят прибыли, то можем принять решения о размещении денег на депозите, чтобы получить, хоть и небольшой, но дополнительный доход.
Сложно переоценить возможность принимать такие решения заранее, особенно если это касается кассовых разрывов. Ведь наши поставщики ждут от нас своевременных оплат, выстраивая свои платежные календари. Если им деньги не поступают вовремя, то у них получается непредвиденный кассовый разрыв, и в свою очередь они также могут нарушить обязательства перед своими поставщиками. А ведь при заблаговременном обнаружении проблемы можно заранее договориться с тем, или другим поставщиком, заплатив возможно большую часть суммы нескольким. Никто не пострадает, в том числе репутация, которую зачастую сложно измерить деньгами, но стоит она очень дорого.
А 6.2. Контроль и анализ фактических движений денежных средств.
Если предприятие длительный период работает в убыток, то оно катится к банкротству. Но существуют и ситуации, когда предприятие работает в прибыль по отчетам, но при этом не может вовремя заплатить по счетам. Это называется «техническое банкротство», которое может привести к гибели даже успешного предприятия.
Отчет о фактических движениях денежных средств относится к трем основным управленческим отчетам и является очень важным информационным инструментом для принятия управленческих решений на выходе.
Стандартные разделы ОДДС:
1. Операционный денежные поток
2. Финансовый денежный поток
3. Инвестиционный денежный поток
Но для принятия повседневных решений формы могут быть разные.
В АСУ ТМА Казначейство для формирования отчетов используется инструмент ТМА Анализ, который дает беспрецедентные возможности и гибкость по настройке и анализу данных.
А 6.3. Проведение аудита процесса
Суть этой функции заключается в том, что сотрудник, который является владельцем процесса должен периодически в соответствии с регламентом проводить аудит прохождения всего процесса на предприятии. Это сродни инвентаризации на складе, если ее не проводить, то вряд ли в системе будут объективные складские остатки. Всегда возникают новые обстоятельства, которые могут воздействовать на процесс и не давать процессу проходить штатно.
А 6.4. Контроль и развитие процесса управления денежными потоками.
При возникновении внештатных ситуаций, когда что-то происходит не по регламенту в силу новых или непредвиденных обстоятельств, либо при обнаружении несоответствий по результатам аудита в регламент процесса должны вноситься изменения так, чтобы эта ситуация либо стало штатной, либо больше возникнуть не смогла.
Последние две функции делают процессный регламент живым и динамически адаптируемым к изменяющейся действительности. Как элемент стандартизации это его отличает от обычных должностных инструкций, которые обычно лежат на полке и не работают.