Пример общего описания процесса Казначейства (управление денежными потоками) для регламента

Процесс казначейства – это процесс управления денежными потоками.

Целью процесса казначейства является своевременная оплата всех счетов компании, прогнозирование кассовых разрывов, либо излишних накоплений денежных средств на счетах, учет фактических денежных потоков в необходимых для управления ракурсах (аналитических признаках).

При управлении денежными потоками в ООО "_____________" необходимо принять во внимание следующие важные условия:

- редкие, но большие поступления;

- большое кол-во счетов к оплате;

- частая нехватка денежных средств для своевременных оплат всех счетов.

Основной сущностью процесса казначейства является Заявка на оплату.

Заявка может быть на расход (Заявка на оплату) или поступление (Планируемое поступление) денежных средств.

В ходе деятельности предприятия возникает физическое понимание необходимости произвести платеж, либо возможность поступления денежных средств в будущем. Такое понимание может возникать в различных ситуациях и в различных отделах и должно быть своевременно оформлено в виде Заявки на оплату или Планируемого поступления.

Физическое понимание оплаты может возникать в нескольких случаях:

1. Существует какой-либо договор, по которому прописаны условия и сроки периодической оплаты.

2. Существует факт поступления товаров, материалов, оборудования, других ценностей или услуг, что влечет за собой необходимость оплатить в определенные условиями поставки сроки.

3. Существует необходимость произвести авансовую выплату для того, чтобы получить ценности либо услуги, если по условиям поставки требуется такой аванс.

Физическое понимание возможности поступления денежных средств может возникать в нескольких случаях:

1. Существует какой-либо договор, по которому прописаны условия и сроки периодических поступлений денег.

2. Мы произвели поставку товаров, материалов, оборудования или других ценностей, или оказали услуги, или собираемся в обозримом и понятном будущем сделать это.

3. Мы ожидаем поступления авансового платежа за поставку ценностей или оказание услуг.

Концептуально практически любой бизнес-процесс в компании имеет отражение в денежном потоке, поэтому имеет смысл выстраивать управление бизнес-процессами таким образом, чтобы люди, отвечающие за тот или иной бизнес-процесс, осознавали и несли ответственность за полный его цикл, включая денежный поток (выплату или поступление). Такая ответственность должна быть выражена в оформлении заявки и отслеживании ее состояния вплоть до момента оплаты. Таким образом, если вовремя не произведен платеж по причине отсутствия заявки, либо поступили непредвиденные заявкой денежные средства, это значит, что ответственный за какой-то процесс или функцию сотрудник должным образом не выполнил свои обязанности. Данное положение должно лежать в основе концепции регламента казначейства.

В зависимости от различных условий каждая заявка должна пройти процесс наполнения данными и согласования, после чего должна быть утверждена руководством и попадает в список заявок, подлежащих оплате в установленный заявкой срок.

Общий список всех оформленных заявок формирует платежный календарь на оптимально возможную перспективу, в котором, исходя из текущих остатков денег и будущих поступлений и выплат видно, когда и сколько денег будет в остатке в будущем, существует ли риск кассового разрыва, либо излишнего накопления денежных средств.

Система казначейства позволяет формировать платежный календарь в рамка одно центра ответственности, при условии установки лимитов и распределения плановых поступлений по центрам ответственности. Анализируя платежный календарь, ответственный сотрудник может изменять плановые даты выплаты по заявкам по согласованию с ответственными лицами заявок, с тем, чтобы избежать возможных кассовых разрывов, либо руководство принимает решение о необходимости привлечения дополнительного финансирования, либо о размещение излишних накоплений, если таковые формируются, на депозит или другой инвестиционный инструмент.

Если по состоянию баланс платежного календаря удовлетворяет, в платежный день с утра формируется реестр заявок на оплату, который утверждается руководством. После утверждения реестр заявок на оплату выгружается в банк-клиент в виде платежных поручений.

Ежедневно в казначейство производится загрузка банковских выписок по всем счетам. Загруженные документы поступления и выплат должны проверяться в соответствии со списком заявок.

Оплаченные заявки гасятся, а фактические платежи наполняются (обогащаются) аналитикой из соответствующих заявок.

Обогащенные платежные документы попадают в систему управленческого учета и формируют отчет о движении денежных средств по установленной форме.

Важной частью казначейства является определение лимитов по реестрам, которые формируются в процессе планирования поступлений. Каждое планируемое поступление должно быть распределено по реестрам, формируя при этом лимиты. Если в реестр включаются заявки сверх лимита, то к ним должны прилагаться особые пояснения для принятия решения.