Управленческие должностные инструкции - основа порядка в бизнесе.

Управленческие должностные инструкции не могут быть сформированы сами по себе. Они являются результатом проработки цепочки взаимозависимых элементов. Я это назваю "Базовые элементы порядка в организации".

Базовые элементы лучше рассматривать в логической цепочке: Дерево целей → функциональные цепочки к целям → дерево функций → функциональная матрица → управленческая организационная диаграмма (структура) → должностные инструкции.

Проект по внедрению базовых элементов управление имеет соответствующий порядок:

О качественных и работающих, в управленческом смысле, должностных инструкциях, также, как об управленческой организационной диаграмме в большинстве предприятий, с которыми нам приходилось сталкиваться на практике, можно только мечтать.

Это вполне нормально, что руководитель хочет, чтобы эти вполне доступные для всех инструменты помогали ему поддерживать порядок в организации. Вполне понятно его желание, чтобы каждый сотрудник точно знал свои функции, какие у него обязанности, за что он отвечает и был эффективным в рамках этих обязанностей и ответственности. В принципе, чтобы был порядок.

А с чего этот порядок начинается?

Должность - это набор функций. Организация состоит из функций, качественное выполнение которых определяет прибыльность и эффективность самой организации.

Все функции организации распределяются по должностям с конкретикой, кто управляет и контролирует, кто выполняет, кто участвует в выполнении каждой отдельной функции. Такое распределение формирует должностные инструкции.

Если должностные инструкции пишутся по шаблону, взятому из интернета, без анализа функций, то такие инструкции не будут работать, что и происходит в большинстве компаний.

Состав должностей определяется организационной диаграммой. Которая, если даже существует, редко у кого отражает действительное положение вещей.

Одна из причин проблемы, которую надо понять заключается в том, что организационная структура (штатное расписание) и должностные инструкции являются требование со стороны закона, поэтому они формируются кадровыми службами формально, чтобы выполнить эти требования. В действительно все должно быть иначе. Это как разница между бухгалтерским и управленческим учетом. Должностные инструкции и организационная диаграмма как-бы есть, но в управленческом смысле их в принципе нет, а значит нет и порядка.

Чтобы навести порядок, в первую очередь надо разобраться с функциональной структурой. Построить эффективную в соответствии с набором функций организационную структуру и отразить ее в актуальной организационной диаграмме.

Чтобы получить управленческие должностные инструкции и актуальную организационную диаграмму начинать надо не с них самих, а с проработки набора функций.

Откуда получить список всех функций, чтобы потом его распределить по должностям?

Этот список составить совсем непросто, как это может показаться. "С наскоку" его не сформировать. Мы предлагаем первым шагом разобраться с целями, ради которых все эти функции выполняются.

У любой организации есть цели, которые она достигает в рамках своей деятельности. Целей много и они взаимосвязаны. Именно цели определяют общую структуру функций.

Есть великолепный и очень рабочий инструмент - это дерево стратегических целей. Для того, чтобы его построить не нужно много времени, надо просто знать и понимать свой бизнес. В свою очередь карта стратегических целей будет основой для создания списка всех функций.

Цель - это конец цепочки взаимосвязанных функций. Проработав все цепочки по каждой цели, мы получаем полный список всех функций. Если проработать от начала и до конца, то список получится очень большой и это нормально.

Последовательность дальнейших шагов к порядку лучше описать в виде дорожной карты с ориентирами.

Дорожная карта к наведению базового порядка в организации.

• Дерево целей

• Цепочки функций к целям

• Дерево функций и Функциональная матрица

• Актуальная организационная диаграмма

• Работающие должностные инструкции

Еще раз подчеркну! Мы сейчас говорим не о формальных должностных инструкциях, которые практически всегда есть в кадровой службе, а про управленческие (живые) должностные инструкции, которые помогают управлять предприятием и обеспечивают в нем порядок вещей.