Декомпозируем пятую функцию (А5) на более детальный уровень и переходим в нотацию BPMN, с использованием которой можно описать модель конкретных действий всех сотрудников. Еще раз поясним, что это пример. В каждой организации эти процессы выстраиваются по-разному, так, как это в каждом отдельном случае будет эффективно. Соответственно АСУ ТМА Казначейство также перенастраивается (адаптируется) в соответствии с этим процессом.
В 8.30 утра оператор казначейства производит выгрузку банковских выписок из системы Клиент-банка.
В системе может быть настроено множество расчетных счетов.
Если есть заявки, по которым требуется платежка с отметкой банка, то оператор выгружает платежки с отметкой банка и прикрепляет документ к соответствующей заявке. Автор заявки и ответственный за реестр по данной заявке получает оповещение о прикрепленном платежном документе, подтверждающем произведенную оплату, и может переслать этот документ контрагенту.
Полученный файлы выписки оператор казначейства загружает в АСУ ТМА Казначейство.
Система автоматически создает электронные документы Приход и Расход денег.
Поступающие деньги можно распределить по подразделениям (ЦФО), объектам (проектам) либо по счетам контрагента (договорам). Это позволяет контролировать остатки не только по местам учета денег, но и по другим ключевым аналитическим позициям. Для этого на форме документа Приход денег есть галочка «Детализировать» и кнопка «Распределить».
Правила формирования документов на основе банковской выписки настраиваются в специальном модуле интеграции, который используется в системе ТМА Управленческая бухгалтерия.
После загрузки оператор казначейства сверяет остатки денежных средств по выписке и в системе АСУ ТМА Казначейство. Если остатки не сходятся, то придется разбираться вручную. Это исключительный случай, но проверять надо всегда.
Далее оператор производит привязку загруженных платежей к заявкам. В подавляющем большинстве привязка происходит автоматически, с оставшимися, в которых не найдены прямые соответствия, он разбирается с использованием специального инструмента.
После завершения привязки руководство получает автоматическое оповещение об остатках и поступлениях.
Привязка обеспечивает обогащение «пустых» платежей из банковской выписки всеми аналитическими признаками управленческого учета из заявок. Сразу после привязки в системе может быть сформирован актуальный управленческий отчет о фактических движениях денежных средств по текущую дату.
Далее ответственный экономист с 09.10 до 09.40 проверяет проставленную аналитику и обновляет информацию о планируемых поступлениях в соответствии с текущей ситуацией.
Итогом данной функции является тот факт, что система АСУ ТМА Казначейство предоставляет корректные и актуальные данные о движении денежных средств и остатках в аналитических разрезах управленческого учета.