Тогда, когда ее внедрение принесет предприятию выгоды!
В первую очередь мы говорим про следующие результаты:
1. Систематизация процессов управления денежными потоками;
2. Оптимизация процессов управления денежными потоками;
3. Автоматизация процессов управления денежными потоками.
Программное обеспечение – это лишь инструмент. Процессное моделирование – это лишь удобная методика.
В том или ином виде система управления денежными потоками существует всегда. Если обобщить, то ее задачи будут следующими:
1. Дать возможность контролировать остатки денежных средств;
2. Дать возможность предвидеть и управлять остатками денежных средств в будущем;
3. Дать возможность управлять денежными потоками в текущем моменте времени;
4. Дать возможность анализировать денежные потоки в прошлом.
Качественными критериями результата, вероятно, являются:
1. Доступность, достоверность и своевременность информации об остатках денежных средств в текущем моменте времени;
2. Период в будущем, в котором достоверно запланированы все движения денежных средств, чтобы определить будущие остатки денежных средств. Доступность и наглядность этой информации, возможность предвидения негативной ситуации по деньгам, а также возможность и удобство внесений изменений в запланированные движения денежных средств, чтобы привести будущую ситуацию в удовлетворительное состояние;
3. Удобство, простота и порядок управления денежными потоками в текущем моменте. Сроки и количество человеческих ресурсов, необходимых для проведения полного цикла оплат и ведения учета движения денежных средств. Вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором;
4. Доступность, достоверность и своевременность информации о движении денежных средств в прошлом. Аналитическая пригодность этой информации. Период времени с момента фактического движения денежных средств до формирования достоверного отчета о движении денежных средств и периодичность этого отчета. Вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.
Очевидно, что существует два критерия для оценки выгоды, которую может принести внедрение системы ТМА Казначейство:
1. Количественные показатели. Экономические выгоды при оптимизации процесса управления и производства процесса движения денежных средств.
2. Качественные показатели. Качество принимаемых управленческих решений по управлению денежными потоками. Риски и последствия их реализации, связанные с управлением деньгами.
По первому критерию провести оценки не видится проблематичным.
Если экономическая выгода неочевидна, то можно провести функционально-стоимостной анализ (ФСА) существующих процессов и сравнить со стоимостью процесса после внедрения. Выгоду соотнести со стоимостью внедрения и определить экономическую обоснованность внедрения.
Пример из практики.
В строительном холдинге система управления денежными потоками была построена на основе распечатанных счетов на оплату. Счет физически проходил цепочку согласования и утверждения и возвращался к экономисту. Реестры согласованных платежек экономист вел в Excel. Реестр на оплату для согласования экономист готовил в Excel. После согласования реестра на оплату платежи в-ручную набивались в 1С Бухгалтерии. Затем выгружался файл оплат для системы банк-клиент и проводились оплаты. Отдельные сложности вызывала оплата заработных плат.
В сумме в процессе было задействовано 3 сотрудника ФЭО в среднем на 50% времени со средней ЗП, с учетом налогов, 80 000 рублей. Отдельно расход времени финансового директора составлял 10% при ЗП, с учетом налогов, 180 000 рублей. Временные затраты руководства в учет не берем.
Итого до внедрения ТМА Казначейство:
80 000 * 50% * 3 + 180 000 * 10% = 120 000 + 18 000 = 138 000 рублей.
После внедрения ТМА на реализацию всех функций остался один экономист и его загруженность оценивалась 30%. Финансовый директор, получив качественные улучшения продолжил уделять этому процессу 10% своего времени, но уже на другом качественном уровне.
Итого после внедрения ТМА Казначейство:
80 000 * 30% * 1 + 180 000 * 10% = 24 000 + 18 000 = 42 000 рублей.
Разница в стоимости производства процесса управления денежными потоками составляет:
138 000 – 42 000 = 96 000 рублей ежемесячной выгоды.
Комплексная стоимость перехода на ТМА Казначейство по расчетам должна была составить 1 800 000 рублей. Сроки проекта должны были составить 6 недель.
Если сопоставить выгоду с затратами на ее получение, то получим:
96 000 / 1 800 000 * 100% = 5.3% ежемесячно.
Таким образом инвестиции в переход на ТМА Казначейство окупались за чуть меньше 19 месяцев, т.е. меньше чем за два года.
На основании этого показателя думаю любой руководитель может принять верное для себя решение о переводе процесса управления денежными потоками на систему ТМА Казначейство.
Примечание. В предложенном примере не берется в учет не только руководство, но и десятки сотрудников других подразделений. Их временные затраты на этот процесс незначительны в обоих случаях, хотя оптимизация после внедрения конечно присутствует. Ситуация конкретно в этом предприятии была довольно «запущеной». Поэтому экономическая обоснованность внедрения находится в удовлетворительной зоне. У большинства компаний сроки окупаемости инвестиций будут больше 3 лет. В комплексной стоимости учтены и затраты времени сотрудников самого холдинга в проекте внедрения и это полная стоимость работоспособной системы, т.е. «под ключ» и по системе 100% гарантии успешного результата внедрения. Нельзя сравнивать эту стоимость с дешевыми и облачными системами автоматизации Казначейства, поскольку мы внедряем не автоматизацию, а новый более оптимальный процесс, в который использует самые современные информационные технологии и ИТ инструменты.
По второму критерию оценки все гораздо сложнее.
Тут нет в достаточном количестве объективных метрик. Довольно сложно оценить экономические выгоды от качественных улучшений. Но именно эти факторы обычно становятся ключевыми при принятии решения об автоматизации процесса Казначейства. Правда такое решение скорее эмоциональное, чем рациональное и профессиональные корпоративные продажники этим успешно пользуются.
Возможно, именно это является результатом того уровня недоверия к автоматизации, который сегодня есть у руководителей и собственников предприятий.
Более подробно я постараюсь разобрать каждый качественный критерий в следующей статье. И тут не обязательно измерять деньгами. При прочтении следующей статьи будет автоматически происходить анализ собственной ситуации и в итоге интуиция подскажет верное решение.